Die Auswahl des Auszubildenden

- Qual der Wahl oder das Gefühl, etwas Gutes
für die Zukunft des Unternehmens zu tun -

von Stephan Möller

Um es mit den Worten Ihres Vorsitzenden, Herrn Robert Schwarz, auszudrücken: "In der richtigen Personalauswahl liegt einer der entscheidenden Faktoren des modernen Personalmanagements. Ihr Unternehmenserfolg wird entscheidend von ihren Mitarbeitern bestimmt."

Es ist eine der wichtigsten Aufgaben des Unternehmers, zum richtigen Zeitpunkt die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter bereitzustellen, um letztlich den Anforderungen des Kundens angemessen gerecht zu werden. Hierbei kommt der Auswahl von Mitarbeitern im allgemeinen und Auszubildenden im besonderen eine besondere Bedeutung zu. Trefft der Unternehmer hier die falsche Wahl, so hat dies möglicherweise langfristige Auswirkungen auf Qualität der Arbeit, Betriebsklima und Ansehen des Unternehmens. Außerdem ist eine falsche Personalentscheidung ausgesprochen teuer. Die Auswahl des Auszubildenden ist deshalb eine besondere Herausforderung, da die Persönlichkeit des Auszubildenden noch nicht voll ausgeprägt ist, auch Schulzeugnisse nur wenig Aufschluß über die Qualitäten des Auszubildenden in Hinsicht auf seine Berufswahl gibt und viele Zufälle und idealisierte Vorstellungen den Berufswunsch nachhaltig beeinflussen.

In den zurückliegenden Seminaren habe ich den Eindruck gewonnen, daß viele Probleme der Mitarbeiterführung vermeidbar gewesen wären, wenn bei der Personalauswahl Fehler vermieden worden wären.

Um dem zukünftig vorzubeugen, sollen im folgenden einige Anregungen für die richtige Personalauswahl gegeben werden.

1. SCHRITT: "AM ANFANG STAND DIE AUFGABE"

Zunächst sollten die Anforderungen an den Auszubildenden wie Schulabschluß, Tätigkeitsschwerpunkte, persönliche Eigenschaften, Alter, fachliche Voraussetzungen wie Praktika, Führerschein, mathematische Kenntnisse etc., körperliche Verfassung und so weiter vor dem Hintergrund der Aufgabenstellung definiert werden.

2. SCHRITT: "BEWERBUNGSUNTERLAGEN AUSWERTEN - TRENNEN DER SPREU VOM WEIZEN"

Auf der Basis der vorher festgelegten Anforderungen an den Auszubildenden und dessen zukünftigen Aufgaben werden die schriftlichen Bewerbungen ausgewertet, Lebensläufe studiert und Zeugnisse interpretiert. Ziel hierbei ist es, eine Vorauswahl zu treffen, um einer Flut von denkbaren Vorstellungsgesprächen zu begegnen. Sollte die Vorauswahl länger dauern, a) um Nachzüglern eine Chance zu geben oder b), weil im Tagesgeschäft noch andere Themen wichtig sind, so sollte der Fairneß halber der Bewerber über den Eingang der Bewerbungsunterlagen und die anstehende Wartezeit informiert werden. Wir wissen alle, wie unangenehm anhaltende Ungewißheit sein kann. Dies wird bei den Bewerbern nicht anders sein.

3. SCHRITT: "DAS BEWERBUNGSGESPRÄCH - TAG DER OFFENBARUNG ODER GEBEN UND NEHMEN AUF BEIDEN SEITEN?"

In dem Vorstellungsgespräch, welches möglichst so vorbereitet sein sollte, daß alle relevanten Fragen an einem Termin geklärt werden können, geht es darum, daß der Unternehmer im persönlichen Kontakt Eindrücke über die Persönlichkeit, die Kenntnisse und Fähigkeiten, Vorstellungen des Auszubildenden über seine berufliche Tätigkeit und Entwicklung und über dessen Motivation im unmittelbaren Kontakt erhalten kann. Dieses Gespräch sollte aber nicht nur Nutzen für den Unternehmer, sondern auch für den potentiellen neuen Mitarbeiter haben. Er weiß in der Regel nur sehr wenig über die konkreten Aufgaben und über das Arbeitsumfeld.

Schaffen einer Atmosphäre des gegenseitigen Fairplays

Das Gespräch sollte darauf ausgerichtet sein, daß letztlich beide, zukünftiger Chef genauso, wie zukünftiger Mitarbeiter, einen Eindruck voneinander bekommen. Es sollte nicht nur Gelegenheit für den Unternehmer sein, zu prüfen, inwieweit der Bewerber zu Aufgaben und Unternehmen paßt, sondern auch Gelegenheit für den Bewerber sein zu prüfen, inwieweit das Unternehmen zu den Vorstellungen des Bewerbers paßt.

4. SCHRITT: "TAG DER ENTSCHEIDUNG - QUAL DER WAHL ODER DAS GEFÜHL, ETWAS GUTES FÜR DIE ZUKUNFT DES UNTERNEHMENS ZU TUN"

Für die Auswertung des Gesprächs sollte sich der Einstellende angemessen Zeit lassen. Je gründlicher die definierten Anforderungen mit den Auswertungen der Bewerbungsunterlagen und den Eindrücken des Vorstellungsgesprächs abgeglichen werden, desto geringer ist die Gefahr einer personellen Fehlentscheidung.

Hang zum faulen Kompromiß oder sachlich begründbare Entscheidung?

Häufig habe ich in der Vergangenheit den Eindruck gewonnen, daß diejenigen, die Personal einstellen wollen an dieser Stelle einen Hang zum faulen Kompromiß entwickeln. Möglicherweise stellt an dieser Stelle der Unternehmer fest, daß die Anforderungen von keinem der Bewerber voll erfüllt werden. Hier stellt sich jetzt die alles entscheidende Frage: Wen nehme ich dann? Das Dumme ist nur, daß es auf diese recht simple Frage kein Patentrezept gibt. Die Frage ist: Kann ich auf die Erfüllung eines Kriteriums verzichten oder mache ich wohl möglich Abstriche an der falschen Stelle. Ich denke, daß ich gegebenenfalls eher bereits sein sollte, die Suche nach dem geeigneten Mitarbeiter auszudehnen, anstatt Abstriche bei den Anforderungen zu machen. Dies gilt erst recht dann, wenn ich mir gründlich Gedanken über die Anforderungen gemacht habe. Nur so kann ich vermeiden, daß ich nach einem halben Jahr oder noch später eine auf einen faulen Kompromiß basierende Personalentscheidung bereue.

Um vor einigen weiteren Fehlern zu schützen, sollte der Unternehmer um einige wichtige Wahrnehmungs- und Beobachtungsfehler wissen:

Jeder, der Mitarbeiter einstellt, hat eine große Verantwortung gegenüber dem Bewerber, da er ein Urteil darüber fällt, wie der weitere Lebensweg des Bewerbers weitergeht. Daher ist eine sorgfältige Vorbereitung von großer Bedeutung. Dies führt häufig verständlicherweise dazu, ein mildes Urteil zu fällen.

Er hat jedoch auch dem Unternehmen gerecht zu werden, daß einen geeigneten Mitarbeiter für eine bestimmte Position sucht. Ob der geeignete Mitarbeiter für eine solche Position gefunden wird, ist nicht Frage des persönlichen Gefallens dem Bewerber gegenüber, sondern eine Frage der langfristigen Unternehmenssicherung. Darüber hinaus sichern Sie auch die Position des künftigen Mitarbeiters, da ein schlecht ausgewählter Bewerber für eine bestimmte Position in seiner Funktion scheitern würde und dadurch schwerwiegende Folgen für sich und das Unternehmen zu tragen hätte.

Auch aus dieser Sicht ist es daher bedeutsam, die Personalauswahl sorgfältig zu machen. Daher sollte jeder Unternehmer darauf achten, welches die zu erfüllenden Anforderungskriterien sind und weniger darauf, was der Bewerber für einen gefühlsmäßigen Eindruck bei ihm hinterläßt. Auch sollte der Bewerber nicht im Vergleich zu den anderen gesehen werden, sondern für sich allein betrachtet werden. Nur so hat der Bewerber die Chance, eine gerechte Beurteilung am Ende zu erfahren. Außerdem kann so vermieden werden, den "Einäugigen unter den Blinden" zu finden.

Als die häufigsten Beobachterfehler treten auf

• die zentrale Tendenz, d.h. die "verschobene" Wahrnehmung extremer Ereignisse und entsprechende Einordnung in einer Mittelkategorie,
• die Neigung, zu milde und großzügig zu urteilen (z.B. in der Persönlichkeitsbeurteilung, aus Mitleid oder falsch verstandener Fürsorge etc.),
• Einflüsse der zeitlichen Abfolge (z.B. Festlegung von Beurteilungen aufgrund "erste Eindrücke"),
• Halo-Effekte, d.h. eine Verzerrung von Urteilen aufgrund eines besonderen Merkmals einer Person oder Situation oder des "Gesamteindrucks", die für alle weiteren Urteile leitend sind,
• Schlußfolgerungen, die nicht sichtbares Verhalten repräsentieren.
• das "Ähnlichkeitsphänomen", d.h. der Beurteiler kann Menschen besser beurteilen, die ihm ähnlich sind in Verhalten oder Herkunft,
• der "Kontrasteffekt", d.h. die Beurteilung wird von den Beobachtungen an anderen Teilnehmern beeinflußt. (auch "Bezugspersoneffekt").

"Wer nach allen Seiten offen ist, der ist nicht ganz dicht."

Auch die oft genannte gesellschaftspolitische Verantwortung kann dazu beitragen, daß sich der Unternehmer wohl möglich für die "besonders harte Nuß" oder den "besonders schwierigen Fall" entscheidet. Dies ist selbstverständlich ehrenwert, sollte jedoch klar und rational bedacht sein und nicht das Ergebnis falsch verstandener Nächstenliebe sein. Die Verantwortung wächst erheblich mit einer so begründeten Personalentscheidung, denn auch hier gilt: sollte sich später die Erkenntnis einstellen, daß bei diesem Mitarbeiter scheinbar unüberwindliche Schwierigkeiten auftreten, hat dies nicht nur Folgen für das Unternehmen, sondern auch für die weitere Entwicklung des Mitarbeiters.

All diese Hinweise oder Anforderungen ein eine gute Auswahl des zukünftigen Auszubildenden sollten jedoch über eines nicht hinweg täuschen: Es macht Spaß mitzuerleben, wie sich ein neuer Mitarbeiter entwickelt.

Und letztendlich gilt: "Am Ende ist alles einfach, aber wer es am Anfang schon glaubt, ist ein Depp!"

Erschienen in Ausbilder-INFO Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau, Heft 3/1997